Les inventaires, kezako ?
Les inventaires ou instruments de recherche sont des outils au format papier ou numérique décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître au public.
Les archivistes après avoir produit des fiches papier, des inventaires dactylographiés et des documents bureautiques, travaillent aujourd’hui sur des bases de données organisées selon des normes internationales de description. Les inventaires produits au fil du temps y sont peu à peu transférés.
Les inventaires désormais accessibles en ligne permettent aux usagers de connaître les fonds et d’y effectuer des recherches afin de préparer leur venue en salle de lecture. Les inventaires ne permettent pas l’accès en ligne aux archives mais à leur description.
Chercher en naviguant
Les recherches dans les inventaires s’effectuent par navigation ou via une grille de recherche. Quelle que soit la méthode utilisée, les ressources sont identiques.
La navigation permet de parcourir les inventaires suivant le cadre de classement réglementaire des Archives départementales, ou suivant des thématiques.
La navigation s’effectue soit sur la partie gauche en pliant/dépliant les titres, soit sur la partie centrale. Lorsque des inventaires sont disponibles, un simple clic sur le lien permet de les ouvrir (la navigation à l’intérieur de l’inventaire se fait alors de la même manière).
Recherche simple
Interroger une base de données passe souvent par une recherche dite « simple ». Il suffit ici d’utiliser la rubrique Texte libre qui fonctionne comme un moteur de recherche sur Internet. Elle a l’avantage de ramener des résultats rapidement mais elle génère souvent beaucoup de réponses, ce que l’on appelle du « bruit » documentaire.
Pour affiner la recherche, on peut utiliser les opérateurs dits booléens ET, OU, SAUF en majuscules afin d’exclure ou de préciser la requête. L’opérateur booléen par défaut entre les mots est le ET.
Vous pouvez également utiliser les masques dits de troncature * (remplace plusieurs caractères) ou ? (remplace un seul caractère).
Enfin, si l’on recherche des mots dans un ordre précis (une expression exacte), on peut utiliser des guillemets : " ... ".
La case à cocher Rechercher dans les documents associés permet de faire porter l’interrogation sur les inventaires au format PDF qui ne figurent pas encore dans la base de données. Attention, les résultats apparaissent alors uniquement sous la rubrique Cadre de classement. Seule la rubrique Texte libre permet d’interroger ces PDF.
Recherche avancée
La grille de recherche permet d’effectuer une recherche multicritère et de les combiner entre eux.
| Année | Recherche par année précise ou par période. Pour la recherche par intervalle, l’approche maximaliste est appliquée : il suffit qu’une année soit comprise dans l’intervalle de dates pour que son unité de description apparaisse dans la liste des résultats. |
| Lieu | L'utilisateur peut saisir un nom de commune, et le sélectionner dans la liste de suggestions qui s’affiche au fur et à mesure de la saisie, ou utiliser le panneau contenant tous les termes indexés. Il peut répéter cette opération autant de fois qu’il le souhaite. Exemple : Baule-Escoublac, La |
| Mot clé | Ce critère correspond à des mots clés issus d’une liste fermée : le thesaurus des Archives de France. L’utilisateur peut ouvrir cette liste et sélectionner des termes qui sont alors ajoutés aux critères de recherche. La recherche sur un terme issu du thesaurus sera étendue à ses termes spécifiques. Exemple : recherche avec le thésaurus : administration > administration générale > circonscription territoriale. Cette requête fait remonter les résultats pour « circonscription territoriale » ainsi que pour les termes qui lui sont rattachés : « agglomération urbaine, canton, communauté urbaine, district urbain et syndicat intercommunal ». |
| Producteur | Ce critère permet d’effectuer une recherche sur l’entité morale ou physique qui a produit les archives. L'utilisateur peut saisir un terme, en sélectionner un ou plusieurs dans la liste de suggestions qui s’affiche au fur et à mesure de la saisie ou dans le panneau contenant tous les termes indexés. Il peut répéter cette opération autant de fois qu’il le souhaite. Exemple : Préfecture |
| Cote | Interroge toutes les cotes. Ce critère vous permet de chercher une cote exacte. Vous devez saisir les cotes exactement comme elles apparaissent dans les instruments de recherche, en respectant les espaces et les majuscules ou minuscules. Il est possible d'effectuer une recherche sur le début d'une cote en utilisant la troncature (caractère *). Ainsi, si vous saisissez 43 W*, tous les articles débutant par 43 W, par exemple 43 W 1, seront cherchées. |
Pour les critères Producteur, Lieux et Mot clé, la liste de suggestions est composée des entrées de l’index comportant la chaîne de caractères saisie quel que soit son emplacement. Les suggestions ne sont pas sensibles à la casse (majuscules, minuscules) et aux caractères accentués.
Pour les critères proposant une liste, si plusieurs suggestions ont été sélectionnées, une ligne permettant de choisir l’opérateur à appliquer entre celles-ci est affichée. Cette ligne propose deux options : Toutes ces propositions (opérateur ET) ou Au moins l’une de ces propositions.
Visualiser et affiner les résultats
Les résultats sont présentés de manière hiérarchique suivant un cadre de classement défini et les termes recherchés surlignés.
Un bouton Modifier la recherche permet de revenir au formulaire de recherche pré-rempli avec les critères de la recherche effectuée.
Chaque résultat permet d’afficher l’inventaire complet auquel il est attaché.
Si le nombre de résultats est supérieur à 1000, seuls les premiers sont affichés : il convient alors de retourner au formulaire de recherche pour affiner la requête.
Facettes
Sur la partie gauche, les facettes sont des filtres qui permettent d'affiner la recherche sous forme de menus à déplier, pour pouvoir sélectionner des critères de recherches plus fins.
La liste des résultats se rafraîchit alors automatiquement.
Exemple :
- Recherche dans les inventaires Texte libre : Saint-Nazaire
- Affiner par date : entre 1856 et 1950, puis par type de document : plan
Fonds notariés
Le formulaire Rechercher dans les fonds notariés permet de lancer une recherche uniquement dans les descriptions de fonds notariés (par nom de notaire, par date, par lieu…).
Historique et panier
Ces deux fonctionnalités ne sont accessibles que pendant une session : elles sont remises à zéro à la fermeture de l’explorateur Internet.
L'historique permet à l'utilisateur de consulter les requêtes qu'il a effectuées ; elles sont classées par ordre chronologique. À partir de cet historique, il peut réaliser un certain nombre d'opérations :
- exécuter de nouveau la requête : il obtient alors la page des résultats de recherche ;
- modifier la requête : l’utilisateur obtient la page qui correspond au formulaire de recherche pré-rempli avec les critères ;
- supprimer la requête de l'historique : la liste est alors mise à jour.
Le panier permet de conserver pendant la durée de la session des items et de les afficher par la suite, de les imprimer ou de les exporter dans un fichier téléchargeable.
Toutes les unités de description peuvent être ajoutées au panier. L'ajout peut se faire à partir d’un résultat de recherche (icône placée en fin de ligne) ou de l’affichage d’une unité de description.
