Particuliers, associations et entreprises

Elles rassemblent :

• les archives familiales,

• les archives d’associations, de syndicats, de partis politiques,

• les archives personnelles et professionnelles regroupées par une personne dans le cadre de sa carrière ou activité particulière (archives d’érudits, d’artistes, de scientifiques…),

• les archives d’entreprises.

Dans un premier temps, la conservation des archives privées s’impose par leur utilité et les obligations légales. Au fil du temps, l’intérêt historique peut justifier la conservation d’un fonds.

La gestion des archives privées relève de leur seul propriétaire. Afin d’assurer de façon pereine la conservation des documents, et par souci de mise à disposition des chercheurs d’un patrimoine, les détenteurs d’archives peuvent les confier aux Archives départementales.

Plusieurs modalités d'entrées des documents sont envisageables :

• le don (implique le transfert de propriété),

• le legs (disposition successorale inscrite sur testament qui implique un transfert de propriété),

• la dation (permet de s’acquitter en nature d’un paiement de certains impôts),

• le dépôt révocable qui exclut le transfert de propriété et fait l’objet d’un contrat sous seing privé

Comme tout document, les archives privées doivent obéir à des règles de conservation élémentaires :

• Elles doivent être protégées des dégradations mécaniques (déchirures dues à de mauvaises manipulations, attaques de rongeurs et d’insectes…) et chimiques (moisissures dues à une forte humidité, adhésifs, lumière excessive…).
• Elles doivent bénéficier d’un bon conditionnement : dans des boîtes solides ou des chemises cartonnées au ph neutre si possible, en évitant les chemises ou pochettes plastiques et en mettant les documents à plat…
• Elles doivent être entreposées dans un local sain, sec, ventilé et dépoussiéré.

Cette tâche relève en principe de la mission des archivistes ; mais le propriétaire ou le détenteur d’un fonds d’archives peut déjà les mettre en ordre, ce qui simplifiera le travail ultérieur du professionnel. Il existe d’ailleurs des plans de classement types, ainsi que des listes de documents éliminables, pour chaque catégorie d’archives privées, à adapter bien sûr à la spécificité de chaque fonds. Mais dresser la liste des documents par grandes rubriques est un premier pas vers le classement.

Pour ce qui concerne les papiers des particuliers (factures, bulletins de salaires…), voir les indications données sur le site Service-Public.fr concernant les "papiers à conserver".